Jak dbać o bezpieczeństwo dokumentów w firmie?

Właściwie każda firma drukuje corocznie mnóstwo dokumentów. Wedle badań, większość przedsiębiorstw z sektora MŚP nie posiada praktycznie żadnych systemów zabezpieczających dokumenty przed działaniami osób niepowołanych. W wielkich firmach z uwagi na wszechobecne standardy korporacyjne sytuacja jest trochę lepsza. Sporo zależy od branży. Firmy obracające wyjątkowo wrażliwymi danymi (na przykład banki) z reguły przykładają do kwestii bezpieczeństwa szczególną uwagę.

Archiwizacja i przechowywanie.

Polskie prawo nakłada na firmy bezwzględny obowiązek przechowywania różnego rodzaju dokumentów przez wiele miesięcy, a nawet lat. Sposób archiwizacji danych jest zależny od ich rodzaju. W inny sposób powinno się dbać o bezpieczeństwo dokumentów wydrukowanych na papierze, zaś inaczej traktuje się dokumenty elektroniczne.

Dokumenty papierowe przechowuje się w archiwum zakładowym. Zazwyczaj są to pomieszczenia gwarantujące ochronę przed niszczycielskim wpływem światła, wody i temperatur. Prawdopodobieństwo, że dokumenty papierowe zostaną wykradzione z firmy jest mniejsze niż w wypadku dokumentów elektronicznych. Potencjalny złodziej musiałby pojawić się fizycznie w siedzibie danej firmy i samodzielnie wynieść pękate zestawy akt. Obecnie coraz częściej przedsiębiorstwa podejmują decyzje o digitalizacji dokumentów papierowych. Niesie to za sobą pewne korzyści – oszczędza się miejsce, papier, ułatwia się dostęp do dokumentów. Niesie to także zagrożenia: dokumenty elektroniczne są prostsze do wykradzenia.

Jak zadbać o bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych? Istnieje kilka sprawdzonych sposobów. Na pewno warto umieścić dane w specjalnym elektronicznym „sejfie”. Właściwa konfiguracja takiego narzędzia pozwoli automatycznie tworzyć kopie zapasowe w różnych miejscach. Dzięki temu awarie techniczne i błędy ludzkie nie powinny wpłynąć na integralność naszych danych.

Warto postawić na elektronikę.

Czy nam się to podoba czy nie – będziemy stopniowo odchodzić od papierowych wersji dokumentów. Nawet instytucje państwowe coraz silniej stawiają na elektroniczny obieg dokumentów. To wygodny system, który przy zachowaniu pewnych standardów bezpieczeństwa daje gwarancję, że dokumenty będą bezpieczne i chronione przed wzrokiem osób niepowołanych. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na pełną kontrolę nad przepływem danych w firmie. Zapobiega to przypadkowym „zagubieniom” dokumentów i wydatnie przyspiesza czas pracy.

Kopiuj, kopiuj, jeszcze raz kopiuj.

Do elektroniki można mieć zaufanie, ale powinno być ograniczone. Systemy stają się coraz doskonalsze, ale nie uchronią nas od awarii urządzenia, przerwy w dostawie prądu, błędu ludzkiego pracownika. Jeśli chcesz spać spokojnie, wprowadź w swojej firmie klarowne procedury tworzenia kopii zapasowych. Naturalnie możesz za pomocą kserokopiarki wykonywać tysiące kopii, ale jeśli nie posiadasz na przykład atrakcyjnej umowy wynajmu takiego sprzętu, to szybko zaczniesz płacić bajońskie sumy za papier i materiały eksploatacyjne.

Najwygodniejszą i najtańszą alternatywą jest tworzenie kopii elektronicznych. Przechowywanie wszelkich danych w różnych miejscach – dyskach, chmurach internetowych – to gwarancja bezpieczeństwa danych i ich odporności na wszelakie nieprzewidziane czynniki zewnętrzne czy wewnętrzne. Kolejnym plusem jest możliwość odpowiedniego uporządkowania dokumentów. W taki sposób o wiele szybciej odnajdziemy w archiwum pożądane przez nas dane.

Niszcz z głową.

Bywają momenty, gdy trzeba pozbyć się różnego rodzaju dokumentów. Nie powinno być tutaj miejsca na żadne wątpliwości. Dokumenty rojące się od danych wrażliwych – na przykład informacji o klientach, danych osobowych, papierów finansowych – muszą być niszczone w odpowiedni sposób. Nie wystarczy wyrzucić ich do kosza, bowiem zgodnie z prawem Murphy’ego ktoś w końcu je znajdzie i rozgłośni sprawę, dając tym samym mocny PR-owy prztyczek w nos naszej firmie. Bywały takie przypadki, a niedbalcy nie wyszli na tym zwycięsko. Do dokumentów papierowych najodpowiedniejsza będzie niszczarka lub zaplombowany kosz, który następnie oddaje się do utylizacji wyspecjalizowanej firmie, przejmującej w ten sposób odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych.

Z dokumentami elektronicznymi rzecz ma się trochę inaczej. Tak, jak e-dokument wygrywa z papierowym pod względem łatwości użytkowania, tak przegrywa przy konieczności pozbycia się takich danych. Kartki papieru wrzucisz do niszczarki i o nich zapomnisz. Natomiast w wypadku dokumentów elektronicznych musisz dokładnie prześledzić wszelkie miejsca, w których mogły znajdować się kopie zapasowe. Jeśli sprzedajesz używane uprzednio przez siebie nośniki – również upewnij się, czy nie pozostały na nich żadne dane. Warto w ustawieniach systemu zaznaczyć pokazywanie plików ukrytych – może się zdarzyć, że napotkasz tam na dokumenty pełne wrażliwych danych, które też należy bezwzględnie skasować.

Kontrola najwyższą formą zaufania.

Tytułem podsumowania. Żaden najbardziej nowoczesny system nie pomoże, jeśli Twoi pracownicy nie będą posiadali dobrych nawyków. Warto organizować cykliczne szkolenia na temat bezpieczeństwa danych w firmie, by takie nawyki utrwalać w pamięci. Naszym zdaniem nie wolno też wahać się przed kontrolowaniem, w jaki sposób pracownicy dbają o bezpieczeństwo danych – czy to elektronicznych, czy to papierowych. Kontrola i filtry załączników ustawiona na służbowych skrzynkach pocztowych nie jest inwigilacją, a jedynie prewencją. Dodatkowo, możesz odkryć zawczasu przychodzące maile z potencjalnie groźną zawartością (ostatnio popularne są szczególnie rzekome „faktury” do opłacenia, gdzie po kliknięciu w załącznik komputery w sieci firmowej zostają zainfekowane) i uprzedzić pracowników, by nie otwierali takich dokumentów.

#bezpieczeństwodanych #drukarki #kopiarki #dokumentacjafirmowa