TOP 4 korzyści z systemu monitorowania druku.
- Unibit
- 11 sty 2018
- 3 minut(y) czytania
Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że systemy monitorowania wydruków w firmie stają się powoli koniecznością. Przynosi to wymierne oszczędności – to plus numer jeden. Plusem numer dwa jest wdrożenie takiego systemu, póki jeszcze jest na to czas. Ale o tym za chwilę.
1. OSZCZĘDNOŚCI
Jeśli masz pełną wiedzę o poziomie wydruków w firmie, jesteś w stanie odpowiednio reagować. Łatwo możesz ocenić, który dział drukuje i kopiuje za dużo. A takie rzeczy się zdarzają. Spora część pracowników ma fatalny nawyk drukowania czy kopiowania nawet najbardziej trywialnych dokumentów – na przykład kilku słów na całej kartce, których nie chce im się (lub nie mają na to czasu) przepisywać ręcznie.
Gdy posiadasz kompleksowe informacje o tym, kto ile drukuje, możesz czarno na białym udowodnić niepotrzebne zużycie kopiarki, drukarki i materiałów eksploatacyjnych. Nie oznacza to handryczenia się o każdą kartkę papieru, ale o wskazanie pracownikom kierunków, w jakich mogliby poczynić oszczędności dla całej firmy, więc w efekcie także dla siebie.
Wdrożenie takich zachowań w firmie to przede wszystkim oszczędność tuszy, tonerów i papieru. Zakup materiałów eksploatacyjnych to lwia część wydatków ponoszonych na drukowanie i kopiowanie. Jeśli w dodatku biuro posiada urządzenie, do którego pasują wyłącznie materiały oryginalne – koszty robią się jeszcze większe. W innym przypadku można chociaż trochę przyoszczędzić, stosując markowe zamienniki wysokiej jakości.
Nie bez znaczenia jest aspekt ekologiczny. Mniejsze zużycie tonerów i tuszy to korzyść dla środowiska. Przy okazji przypominamy – tego typu puste materiały zaliczane są do odpadów specjalnego ryzyka i powinny być utylizowane w odpowiedni sposób. Nasza oferta skupu używanych materiałów eksploatacyjnych to gwarancja troski o środowisko i możliwość bezproblemowego pozbycia się niepotrzebnych pustych.
2. WYGODA
Cała wiedza na temat procesów drukowania i kopiowania w firmie jest dostępna właściwie na jedno kliknięcie. Masz też dostęp do różnego rodzaju raportów. System możesz skonfigurować pod każdą swoją potrzebę. Naprawdę każdą. Potrzebujesz wiedzy o tym, kto drukuje zdjęcia, kto drukuje w kolorze, kto kopiuje dziesiątki stron dziennie? Dwa ruchy myszką i raport jest gotowy. Przedstawienie procesu wdrożenia oszczędności na druku i kopiowaniu w firmie jest o wiele łatwiejsze, gdy podpierasz swoje argumenty konkretnymi liczbami.
Co więcej: system uczy się wraz z Tobą. Po jakimś czasie użytkowania potrafi automatycznie „przewidzieć” trendy oszczędnościowe w firmie. Wówczas sam podpowiada konkretne rozwiązania. Dodamy, że jest to narządzenie bardzo intuicyjne i proste w obsłudze. Po krótkim przeszkoleniu nawet osoba nieobyta z systemami informatycznymi nabierze wprawy w codziennym użytkowaniu.
3. POMOC
Na pewno słyszeliście o zmorze czającej się za horyzontem. Od maja 2018 do Polski zawitają nowe przepisy RODO odnośnie zbiorów danych osobowych. Implementacja tych przepisów dotyka też kwestie drukowania i kopiowania. Bez stosowania systemów monitoringu druku istnieje ryzyko niekontrolowanego przepływu między użytkownikiem a urządzeniem.
Z naszego doświadczenia wynika, że kluczowym elementem wdrożenia nowych przepisów jest stosowanie systemu autoryzacji użytkownika przed rozpoczęciem drukowania lub kopiowania. Autoryzacja może przebiegać na różne sposoby. Jedną z możliwości jest autoryzowanie się za pomocą specjalnych kart zbliżeniowych lub unikalnego kodu PIN. Oczywiście takie narzędzia autoryzacyjne są przypisane bezpośrednio do konkretnego użytkownika. Dzięki temu mamy gwarancję, że dane osobowe mogące znajdować się na dokumentach nie wpadną w niepowołane ręce.
4. MOŻLIWOŚCI
System monitorujący wydruki w firmie jest opcjonalnym dodatkiem do standardowej umowy wynajmu kopiarki i drukarki. Ponieważ umowy negocjowane są indywidualnie i zależą od profilu klienta, implementacja takiego systemu nie wiąże się z dużymi kosztami dla firmy.
Firma wynajmująca kopiarki i drukarki udziela darmowego przeszkolenia użytkowników korzystających z danego systemu. Specjaliści przeprowadzają też audyt dotychczasowych kosztów ponoszonych na drukowanie i kopiowanie w firmie oraz doradzają, jakie sektory wymagają działań ukierunkowanych na poczynienie oszczędności.
Zapraszamy do kontaktu – odpowiemy na każde pytanie.
コメント